Psihologija rada - Analiza radnog učinka

Ocjene radnog učinka su ključne za efektivno poslovanje i evaluaciju zaposlenika. Ocjene pomažu razvoju individualnosti, poboljšanju djelovanja organizacije, te pomažu oko poslovnog planiranja. Formalne procjene radnog učinka obično se obavljaju godišnje za sve zaposlenike. Svakog zaposlenika ocjenjuje njegov nadređeni. Godišnje ocjene omogućuju upravi nadzor nad standardima, slaganje sa očekivanjima i ciljevima, i delegiranje odgovornosti i dužnosti. Ocjenjivanje radnog učinka zaposlenika također pomaže pri određivanje individualnih potreba za usavršavanje, te pomaže organizaciji kod analize i planiranja usavršavanja. Također, po ocjenama se planiraju plaće i njihove možebitne izmjene, te se tako podudara sa poslovnim planiranjem za iduću fiskalnu godinu. Ocjene izvedbenog učinka općenito prikazuju radni učinak zaposlenika sukladno sa ciljevima i standardima iz protekle godine, dogovorenima na prethodnom sastanku vezanom uz ocjene radnog učinka. Osim toga ocjene radnog učinka bitne su i za karijere i uspješno planiranje, motivaciju osoblja, stavove i razvoj ponašanja, te poboljšanju odnosa između uprave i zaposlenika. Oni pružaju formalan, zabilježen uvid u individualne performanse, i plan za budući razvoj. Ukratko, ocjene performansi/radnog učinka i samog radnog mjesta su neophodne za upravljanjem performansi ljudi i organizacija.

Kod dizajna ili planiranja i provođenja ocjenjivanja, treba nastojati pomoći osobi kao cjelini da se razvija u smjeru u kojem želi, ne samo identificirati potrebu za usavršavanje određenih radnih sposobnosti. Najbolji poslodavci prepoznaju da razvoj osobe kao cjeline potiče pozitivnije stavove, napredovanje, motivaciju, i pomaže razvoju novih vještina koje mogu biti iznenađujuće bitne za produktivan i efektivan rad u bilo kojoj vrsti organizacije.

Razvoj osobe kao cjeline također je bitan aspekt moderne korporacijske odgovornosti odnosno razvoj osobe kao cjeline je bitna prednost na tržištu rada, na kojem se poslodavci natječu da bi privukli najbolje nove zaposlenike, te zadržali najbolje zaposlenike.

Da li su ocjene radnog učinka još uvijek korisne i prikladne?

Nekad je moderno u novije vrijeme odbaciti tradicionalne procese kao što je ocjenjivanje radnog učinka. Treba biti posebno oprezan u takvim situacijama, jer su osobe koje se protive takvim postupcima obično ljudi koji ih ne znaju pravilno provoditi. Ocjenjivanje, u bilo kojem obliku je desetljećima bilo glavno uporište uprave, i to s razlogom.

Kada su dobro upravljane ocjene radnog učinka postići i doprinijeti sljedećim stvarima:

Mjerenje radnog učinka – transparentno, kratki, srednji i dugi rok
Razjašnjavanje, definiranje, redefiniranje prioriteta i ciljeva
Motivacija kroz postignuća i povrat informacija
Potrebe za usavršavanjem i želja za učenjem
Identifikacija osobnih sposobnosti i usmjerenja – uključujući i skrivene sposobnosti koje ne koristimo
Planiranje karijera
Razjašnjavanje uloga u timu i team building
Procjene i analize potreba organizacije za usavršavanjem
Rješavanje nejasnoća
Delegiranje, dodatne odgovornosti, rast i razvoj zaposlenika
Itd

Postoje različiti načini provođenja ocjenjivanja radnog učinka a razmišljanja o najučinkovitijem načinu se s vremenom mijenjaju. Ali, ocjenjivanje učinka bilo kojeg tipa je uspješno ako se pravilno provodi, još je bolje ako je cijeli proces ocjenjivanja razumljivo objašnjen ljudima na koje se odnosi te ako se ti ljudi slažu s time.

Uspješno ocjenjivanje radnog učinka

Osim formalnih, tradicionalnih (godišnjih, svakih 6 mjeseci, kvartalnih i mjesečnih) ocjena radnog učinka postoje mnoge druge različite metode evaluacije. Odabir metode ovisi o evaluaciji, individui, osobi koja ocjenjuje.

Ocjenjivanje radnog učinka trebalo bi biti pozitivno iskustvo. Proces ocjenjivanja pruža osnovu za razvoj i motivaciju, tako da bi organizacije trebale njegovati osjećaj da su ocjenjivanja pozitivne mogućnosti, kako bi dobile najbolje od ljudi i od samog procesa.

Tipovi procjena radnog učinka i sposobnosti, uključujući formalne ocjene radnog učinka su:

Formalne godišnje ocjene radnog učinka
Pokusno ocjenjivanje
Neformalne rasprave licem u lice
Sastanci za savjetovanje
Opažanje na radu
Testovi vezani uz vještine ili sam posao
Zaduženje ili zadaće nakon koje slijedi ocjenjivanje
Centri za ocjenjivanje, uključujući promatrane grupne vježbe, prezentacije testova itd.
Istraživanja mišljenja suradnika
Psihometrijski testovi i druge procjene ponašanja
Grafologija

Niti jedna od ovih metoda ne isključuje neku drugu. Sve nabrojene metode mogu se koristiti zajedno, ovisno o situaciji i organizacijskoj politici.

Redoviti neformalni razgovori licem u lice uvelike smanjuju stres i vrijeme potrebno za godišnje formalne sastanke za procjene. Takvi neformalni mjesečni sastanci su idealni za sve zaposlenike. Postoji više koristi od sastanaka koji se obavljaju često i neformalno:

Poslovođa je bolje informiran i u toku je s aktivnostima svojih podređenih
Teška pitanja se mogu na vrijeme uočiti, diskutirati i riješiti brzo, prije nego što postanu ozbiljnija
Pomoć se može pružiti smjesta – ljudi rijetko traže pomoć osim ako prije ne vide dobru mogućnost za traženje pomoći, a česti, neformalni razgovori pružaju baš to
Zaduženja, zadaće i ciljevi mogu biti usvojeni, završeni i pregledani brže
Proces usavršavanja i razvoja može se razbiti na manje, lakše dijelove što povećava uspješnost i motivaciju
Strah od ocjenjivanja se smanjuje jer se ljudi polako privikavaju na proces
Veze i međusobno razumijevanje se brže uspostavlja ako su sastanci između poslovođa i podređenih češći
Zaposlenici mogu biti bolje pripremljeni za formalne ocjene, dati bolje ocjene, te štedjeti vrijeme
Kada dođe vrijeme za formalnu procjenu, većina procjena je već bila provedena tijekom godine
Česti sastanci vezani za procjenu povećavaju pouzdanost bilješki i podataka o radnom učinku te time smanjuju mogućnost previda za vrijeme formalnog ocjenjivanja

Proces ocjenjivanja radnog učinka

Priprema – pripremiti sve materijale, bilješke, dogovorene zadaće i zapise o radnom učinku, postignućima, incidentima, izvještajima, itd.
Obavještavanje – obavještavanje osobe koja će se ocjenjivati kad će se ocjenjivanje održavati, osigurati se da mjesto i vrijeme odgovara toj osobi te ju informirati o vrsti i svrsi ocjenjivanja
Osigurati mjesto zbivanja – mora biti privatno, gdje se ocjenjivanje može neometano obavljati
Organizirati izgled prostorija gdje će se ocjenjivanje održati
Uvod – opustiti osobu koju ocjenjujemo, početi sa smiješkom, pozitivnim stavom, biti ljubazan
Ocjenjivanje i mjerenje – pregledati aktivnosti, zadaće, ciljeve i postignuća
Dogovaranje oko akcijskog plana – sveobuhvatan plan oko kojeg se treba dogovoriti s ispitanikom, obuhvaća odgovornost na radnom mjestu, razvoj karijere, prioritete odjela i organizacije kao i pregled jakih i slabih točaka.
Dogovaranje oko posebnih ciljeva – specifični ciljevi dogovoreni u sklopu akcijskog plana
Dogovaranje oko potrebne podrške – podrška potrebna za ostvarivanje dogovorenih ciljeva.
Raspraviti sva pitanja – moramo biti sigurni da smo pokrili sva pitanja i brige
Završiti pozitivno – zahvaliti ispitaniku za doprinos u sastanku i njihovom naporu tijekom godine, te obećati pomoć
Zabilježiti glavne točke, složiti se oko akcija i praćenja provođenja tih akcija